เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว 99％の人がしていないたった1％の仕事のコツ #23

เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว  99％の人がしていないたった1％の仕事のコツ

ผู้เขียน  :  Eitaro Kono แปลโดย ทินภาส พาหะนิชย์

ISBN  :  978-616-287-084-2
ปีที่พิมพ์ครั้งแรก  :  2012
จัดพิมพ์โดย  :  We Learn
จำนวนหน้า  :  211 หน้า
ราคา  :  170 บาท

สรุปเนื้อหาสำคัญ
   ในการทำงานมีสิ่งต่างๆ มากมายที่เราจะต้องทำ แต่ในสิ่งต่างๆ มากมายเหล่านั้นมีสิ่งเล็กๆน้อยๆ ที่เราสามารถสร้างความแตกต่างได้ โดยสิ่งเหล่านั้นจะทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างเรียบร้อย และได้ผลดีกว่าคนอื่นๆ

โฮเร็นโซ (Ho-Ren-So)

 - ในการรายงานให้เริ่มจากกลุ่มใหญ่ ไปเล็ก (ถ้าต้องการบอกเรื่องใบไม้ ให้เริ่มจากป่า มา ต้นไม้ กิ่งไม่ และในที่สุดก็เป็นเรื่องใบไม้
 - ต้องตอบให้ตรงคำถามเสมอ ถ้ามีข้อมูลที่ต้องการจะเสนอเพิ่มเติม ค่อยเพิ่มหลังจากตอบคำถาม
 - ในการสื่อสารให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด คือการพูดคุยกันโดยตรงตัวต่อตัว การโทรศัพท์ และสุดท้ายคือการส่งอีเมล
 - เตรียมข้อมูลให้อีกฝ่ายให้มากที่สุด เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ดีที่สุด

การประชุม

 - ต้องมีการกำหนดจุดมุ่งหมาย และเป้าหมายของการประชุมเสมอ (โดยจุดมุ่งหมาย คือผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น และเป้าหมาย คือเกณฑ์วัดระดับความสำเร็จของจุดมุ่งหมาย ใช้แล้วมันต้องวัดผลได้)
 - จงเขียนหัวข้อสำคัญในการประชุมเสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงการสับสน และคิดซ้ำๆในหัวข้อเดิมๆ
 - ต้องมีการระบุหัวข้อสิ่งที่จะต้องทำ หลังจากได้ข้อสรุปในการประชุมเสมอ โดยระบุให้ชัดถึงระยะเวลา และผู้ที่รับผิดชอบ

การใช้อีเมล์

 - ควรจะเลือกใช้หัวข้อให้ชัดเจนว่า ต้องการอะไร ร่วมถึงการเลือกส่งเมล์ให้ผู้ที่เหมาะสม
 - ควรสรุปสิ่งสำคัญเป็นข้อๆ (โดยคนเราสามารถจดจำได้ดี ถ้ามีข้อมูลไม่เกิน 7 ข้อ)
 - พยายามใช้ตัวอักษรให้น้อยที่สุด เพื่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพยายามเขียนในเชิงรุก (เช่นระบุวันเวลาที่จะขอเข้าพบ หรือผลที่ต้องการได้รับให้ชัดเจนไปเลย)
 - พยายามตอบเมล์ให้เร็วที่สุดที่จะสามารถทำได้ (อย่าให้งานติดขัด เพียงเพราะรอคำตอบจากเรา)

การจัดการเอกสาร - กฏ KISS "Keep It Short & Simple" 

 - สรุปหัวข้อสำคัญไว้เสมอ (แนะนำให้สรุปไว้สัก 3 ข้อ)
 - ใช้สีเพื่อเน้นหัวข้อที่มีความสำคัญ

เคล็ดลับในการสื่อสาร

 - ต้องไม่พูดแทรกคนอื่น โดยมีเหตุผลหลักๆอยู่ 2 ข้อ คือป้องกันการด่วนตัดสินใจ และเพื่อไม่ทำร้ายความรู้สึกของคู่สนทนา
 - ต้องใช้คำพูดเชิงบวกเท่านั้น แต่ก็ต้องไม่กลัวการขัดแย้งจนมากเกินไป

หลักในการบริหารเวลา

 - ต้องมีการจัดลำดับความสำคัญ ก่อนหลังอยู่เสมอ และจะต้องไม่ทำให้คนอื่นต้องเดือดร้อนด้วย
 - หลักในการทำงานทันที โดยเฉพาะการประชุมในขณะที่ข้อมูลยังสดใหม่ ควรจะต้องทำสิ่งต่างๆในทันที
 - ทำงานแต่เช้าตรู่ เพราะเป็นช่วงเวลาที่มีสิ่งรบกวนน้อย ทำให้สามารถมีสมาธิในการทำงานที่สูงขึ้นอีกด้วย

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม

 - การมอบหมายงานให้คนในทีม ต้องให้ข้อมูลที่สำคัญอย่างพอเพียง อย่างน้อยต้องบอกที่ไปที่มา เป้าหมายที่ต้องการได้รับ เงือนเวลา และความสำคัญของงานนั้นๆ
 - กล้าที่จะมอบหมายงาน ถ้าหัวหน้าทีมเข้าไปเจ้ากี้เจ้าการกับการทำงานของทีมมากเกินไป จะทำให้ทีมทำงานไม่ได้
 - เอยคำชมพร้อมเหตุผล ให้ทีมงานในทุกโอกาส เพื่อเพิ่มพลังให้กับทีมงาน

เคล็ดลับการบรรลุเป้าหมาย

 - อย่าสร้างขึดจำกัดให้กับตัวเอง เราต้องมีความเชื่อ ความมั่นใจว่าเราจะสามารถทำสิ่งต่่างๆได้
 - ไม่มีคำว่าสายสำหรับการเริ่มต้น 
 - เริ่มทำจากสิ่งง่ายๆ ให้เป็นนิสัย ความสำคัญอยู่ที่ความต่อเนื่อง
 - จดปันทึกเป้าหมาย เพื่อทำการทบทวน และมุ่งสู่เป้าหมาย
 - แยกปัญหา ออกจากความกังวล โดยปัญหาเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว และจะต้องได้รับการลงมือเพื่อแก้ไข โดยทันทีอย่างสุดความสามารถ แต่ความกังวลนั้นเป็นสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น โดยหลักในการรับมือมีอยู่ 4 วิธ่ี คือ
       1. ปล่อยวาง
       2. หลีกเลี่ยง
       3. ถ่ายโอน
       4. ลดทอน
 - ต้องสร้างสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน กับชีวิตส่วนตัวให้ได้ เป้าหมาย (ของผมเองด้วย) คือ ทำงานให้ได้ดีขึ้น โดยที่ยังสามารถใช้ชีวิตส่วนตัวได้อย่างเต็มที่